HERRAMIENTAS DE OFIMATICA

MATERIAL DE APOYO 

“Creando documento e insertando portada”	https://www.youtube.com/watch?v=9X6yAAwBm2I
“Guardando un documento en Word 2016”.	https://www.youtube.com/watch?v=tYubwWp2LOA
“Creando un documento de texto con estilos”.	https://www.youtube.com/watch?v=E2DdbgMDf74
“Aplicando estilos”	https://www.youtube.com/watch?v=JE5ksHs6GtU
“Crear estilos personalizados en Word para automatizar nuestros párrafos”.	https://www.youtube.com/watch?v=aPrY7Y0D8LE
“Cómo navegar por un documento de Word”.	https://www.youtube.com/watch?v=RyLrcoiX1SM
“Navegando por un documento de texto con el Panel de Navegación”.	https://www.youtube.com/watch?v=0ZtFbW2-klY
“Partes de Word, funciones básicas de su entorno”.	https://www.youtube.com/watch?v=oi9woh5hQz8
“Uso de las pestañas en Microsoft  Word 2016”.	https://www.youtube.com/watch?v=ISrlLw6mHOI

En esta sección analizaremos aquellas herramientas que nos permiten crear, modificar, compartir y visualizar documentos, presentaciones electrónicas, hojas de cálculo, entre otras actividades en línea. A principios de la década de los 70’s, específicamente en 1971, la ingeniera estadounidense Evelyn Berezin desarrolló el primer procesador de texto, al que llamó Data Secretary. Este procesador de texto consistía en un dispositivo que permitía escribir documentos como una máquina de escribir, pero añadía funcionalidades nuevas como borrar desde una palabra hasta párrafos enteros, o las opciones de copiar y pegar. Este invento le ganó a Evelyn el reconocimiento como pionera de la informática. Actualmente, existen muchas opciones de herramientas que nos ayudan a realizar tareas cotidianas del ámbito escolar, personal o laboral. Estas herramientas se conocen como herramientas de ofimática debido a que, en un inicio, eran utilizadas en un entorno de oficina. La mayoría de herramientas de ofimática se pueden instalar en nuestra computadora o, incluso, en nuestro móvil; otras pueden utilizarse directamente en Internet.

Asimismo, también  tenemos las suites  de herramientas ofimáticas.  Estas  son  un conjunto  de herramientas desarrolladas y comercializadas por  una  misma  empresa.  Algunas de las suites de ofimática más populares son Microsoft Office, Google Workspace  (anteriormente  conocido como  G Suite) y LibreOffice.  Estas suites ofrecen una variedad de aplicaciones  y herramientas para realizar  tareas    de   productividad; se  han convertido  en herramientas indispensables en el mundo  digital actual, facilitando la creación, edición y gestión de documentos en diferentes entornos y necesidades.

1.1 Tipos  de  herramientas  ofimáticas

Las herramientas de ofimática pueden clasificarse  con base  en la función que realizan o conforme  a su orientación,  es decir, con base  en las tareas  que nos facilitan. Las herramientas ofimáticas más importantes hoy en día son: procesador de texto, hoja de cálculo, presentador digital de diapositivas, manejador de bases  de datos y manejador de correo  electrónico.

Procesador de texto, hoja de cálculo y diapositiva

Un procesador de texto  es la aplicación por la cual surge la ofimática.  Su objetivo es facilitar la escritura  de documentos. Los procesadores de texto  modernos te permiten  realizar configuraciones  diversas, tales como tipo de fuente,  formato  de la fuente,  disposición de la hoja y del texto dentro de ella. Los documentos creados  pueden guardarse,  modificarse,  eliminarse, imprimirse, compartirse y cambiarse de formato.  Algunos ejemplos de procesadores de texto son Word de Office y Docs de Google.

Por  último,  un  presentador de  diapositivas  es  una  herramienta que  permite generar presentaciones visuales  basadas en  diapositivas,  pero  con  un mayor  dinamismo e impacto  audiovisual  que  las diapositivas  tradicionales. En una presentación digital de diapositivas puedes incluir, además de texto  con formato, imágenes, audio y video. Algunos ejemplos son PowerPoint de Office y Slides de Google.

Figura 5 Presentadores de diapositivas 

 

Manejadores de bases  de datos y de correo  electrónico

Figura 6  Manejadores de bases de datos

Un manejador  de bases  de datos es una herramienta que  te  permite  organizar, relacionar  y manipular grandes volúme- nes de datos. Permite recoger, gestionar y difundir información  de  manera  eficiente.  Además, te ayuda a definir rutinas para generar informes y reportes  de forma eficiente  y ágil. Asimismo, ofrece mecanismos de seguridad y protección de los datos almacenados mediante cuentas de usuario que restringen las acciones  de los usuarios. Una de las mayores ventajas  de estos  mecanismos es que  ocultan  los datos  y procesos a los usuarios   que   no   tienen   autorización para manipularlos.

Como puedes  ver, las herramientas ofimáticas  desempeñan un papel fundamental en el entorno laboral y educativo, ya que permiten  la creación  y gestión  eficiente  de documentos, datos  y presentaciones. Los procesadores de texto  brindan la posibilidad de redactar y dar formato  a documentos de manera profesional; las hojas  de cálculo facilitan el análisis y procesamiento de  datos;  los  presentadores digitales  de  diapositivas  ofrecen una forma  dinámica  de presentar información;  los manejadores de bases de datos  permiten gestionar  grandes  volúmenes  de datos  de forma  eficiente; y los manejadores de correo electrónico agilizan la comunicación instantánea. Conocer  y dominar  estas  herramientas te ayudará  a desenvolverte en el entorno digital actual  y maximizar  la productividad  en diferentes contextos laborales y académicos.

Existen muchos procesadores de texto al alcance de nuestras manos, algunos gratuitos, otros de paga; muchos de ellos para computadora personal, pero también existen versiones para usarse en nuestros dispositivos móviles. Además, existen versiones locales y algunas otras en la nube.

En esta parte usaremos la versión de Word para Windows que usualmente viene instalada en los equipos de cómputo. Se trata de una de las herramientas más utilizadas en todo el mundo, ya que ayuda a la realización de tareas  de índole escolar, laboral, social y personal.

Figura 8 Interfaz de Word para PC

2.1 Crear y guardar un  documento  de  word

Primero crearemos un documento que contenga  una página de portada, seguida de una hoja en blanco. A continuación,  te explicamos  los pasos necesarios para realizar esta actividad y te mostramos una imagen de apoyo visual en el proceso.

1.   Pulsa sobre el menú Archivo. Una vez hecho lo anterior, en la ventana que aparece, selecciona la opción Nuevo y en la sección de la derecha  de la ventana haz clic sobre Documento en blanco. Ahora podrás ver una interfaz como la que ilustra la figura 8.

Después de la ejecución  de cualquiera  de estas  opciones,  el programa te presentará  una ventana  con las opciones  de guardado  que incluyen la elección de la ruta en la cual se guardará el archivo. Es decir, la carpeta  y la subcarpeta en la cual quedará  almacenado el nombre  que elijamos ponerle al archivo y la versión del formato  de documento.

En la ruta de acceso puedes desplegar una lista de lugares comúnmente utilizados para guar- dar tus documentos, o bien,  elegir una ubicación  distinta, para lo cual debes  dar clic sobre la etiqueta  Más ubicaciones. Entonces  se abrirá una ventana  de navegación  en la que podrás elegir otra carpeta.

En ambas  ventanas  se muestra  en la esquina  inferior izquierda la etiqueta  Más opciones, que es un enlace  para elegir otras  opciones  de guardado.  En la parte inferior derecha  se muestran  los botones Guardar y Cancelar. Si decides  no guardar el documento, debes  elegir la opción Cancelar. De lo contrario,  debes dar clic en la opción Guardar.

2.2 Edición  básica y configuracion   de  texto

Una actividad muy importante  que puede realizarse en un procesador de texto es la edición de los documentos que hayamos creado o que nos hayan compartido por cualquier medio. Editar un documento implica poder modificar todos sus elementos, diseño y configuraciones. Para iniciarnos en el desarrollo  de la habilidad de edición de documentos, te presentamos algunas de las acciones que se utilizan con mayor frecuencia.

Como podrás notar, en su forma básica, la introducción de datos requiere  úni- camente teclear  las palabras  que queremos incluir en nuestro  documento. Sin embargo,  puedes utilizar las opciones  de configuración automática  para distin- guir el texto correspondiente a un título, un subtítulo o un párrafo normal. Para utilizar estas  opciones,  debemos realizar lo siguiente.

En el menú Inicio, identificamos la sección Estilos. En esta sección podemos observar algunas opciones  de estilo disponibles. Para utilizarlas, solo necesitamos  dar clic sobre la opción elegida y a partir de ese momento todo lo que escribamos en un párrafo tendrá el estilo seleccionado (al teclear salto de línea (Intro), el estilo cambia).

Cada opción de estilo realiza configuraciones automáticamente al texto, como tamaño,  formato  y color de letra.  Hacer uso de este  tipo de configuraciones automáticas te permitirá en un futuro hacer  uso de opciones  avanzadas de tu procesador de texto, como crear tus propios estilos.

Una vez que sabes  manejar  los estilos,  es importante  saber  cómo  navegar  en Word para hacer  modificaciones en el texto. A continuación,  te presentamos algunas opciones:

1.   En la barra de estado,  al hacer clic del lado izquierdo donde aparece el número  de página, se abrirá el Panel de navegación. También desde  la pestaña Vista se puede mostrar, activando la casilla de Panel de navegación para que este  aparezca.  Aparecerá un panel del lateral izquierdo. En él encontrarás ordenados jerárquicamente y por orden de aparición los distintos títulos del documento. Al seleccionar uno de ellos, el documento te llevará hasta esa página y podrás modificar el texto.

2.   Utiliza el buscador  del Panel de navegación  para introducir una palabra clave. Observarás cómo Word te sitúa justo donde aparece esa palabra y la resalta de color amarillo de forma temporal.

Como puedes  ver, es  importante  conocer algunas  de las configuraciones bá- sicas de Word para desenvolverte de mánera  óptima al usar procesadores de texto. Si bien el nombre  o ubicación de los elementos pueden variar de proce- sador  en procesador, la mayoría de ellos cumplen  con las mismas  funciones básicas  que te permitirán crear y editar textos de todo tipo.